Schedari, scaffali, raccoglitori, pinzatrici, etichette e tanta, tanta carta da una parte; un archivio digitale facilmente accessibile, sicuro e con tantissime possibilità di configurazione dall’altra: la scelta delle aziende oggi è sempre più orientata verso l’archiviazione digitale dei dati aziendali; ma se proprio volessimo essere precisi, quali vantaggi porta la digitalizzazione dei documenti al nostro business?
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Risparmio di spazio
Una delle spese più corpose e inevitabili per chi non dispone di immobili di proprietà è senza dubbio l’affitto di un locale da adibire a ufficio per la propria impresa e, soprattutto nel caso delle aziende che svolgono attività di produzione, la necessità di risparmiare sugli affitti o sull’acquisto di spazi adeguati, porta necessariamente a cercare luoghi funzionali, meno spaziosi ma più economici e magari situati in zone facilmente raggiungibili (il classico ufficio nel centro cittadino).
Un archivio cartaceo semplice, è generalmente composto da un paio di schedari e da una libreria, oggetti che senza dubbio impattano sullo spazio disponibile e che potrebbe essere destinato ad altri usi ben più utili all’azienda, sia per quanto riguarda l’efficienza operativa del personale (un’altra fotocopiatrice, un’altra scrivania) sia dal punto di vista del comfort e del design del luogo di lavoro (un tavolino per chi si ferma a pranzo in ufficio o una macchinetta per il caffè).
Un archivio digitale non occupa un singolo centimetro quadro in più e ti libera dall’ingombro di tutto il mobilio in precedenza dedicato ai documenti cartaceo. Proviamo ad immaginare cosa potremmo fare con quei 2 metri quadri in più nel nostro ufficio da 20 mq2.
Risparmio di tempo
Alzi la mano chi non ha mai passato minuti e minuti in ufficio immerso negli amorevoli spazi di alluminio di uno schedario, o in bilico su una sedia per raggiungere qualche raccoglitore sperduto in cima allo scaffale più alto.
Ricerche effettuate da vari istituti hanno stimato che un dipendente addetto all’archiviazione passa tra il 10% e il 20% del suo tempo a cercare fisicamente i documenti richiesti, in pratica circa un decimo del tempo trascorso in azienda viene perso a scartabellare e frugare per l’ufficio, una perdita in termini di tempo (retribuito) spesso nascosta ma sicuramente incisiva sull’efficienza complessiva dello staff.
E per quelli a cui piacciono le statistiche, si stima che circa 3% dei documenti cartacei è archiviato in maniera sbagliata… ed il 7% va perduto… oltre il danno… la beffa.
Con la digitalizzazione dei documenti cartacei non sarà più necessario avventurarsi tra faldoni polverosi con gran perdita di tempo, potremo accedere a ogni documento, copiarlo, spedirlo via mail e nessuno dovrà più sprecare tempo per recuperare fatture vecchie di anni sbadatamente abbandonate sullo scaffale accanto alle scale vicino alla sedia che traballa… (ogni anno negli USA diverse migliaia di persone sono colpite da oggetti che cadono in ufficio o scivolano mentre recuperano oggetti in posizioni elevate).
Attenzione a sicurezza e ambiente
Parlando di problemi di sicurezza legati all’archiviazione cartacea, la prima cosa che viene in mente a molti è il rischio che l’intera documentazione vada in fumo per colpa di un cavo scoperto o un’infiltrazione d’acqua (bello quell’ufficio in pieno centro storico, mai ristrutturato, un po’ umido ma così economico…); è uno scenario più frequente di quanto si possa pensare, un buon impianto antincendio normalmente basta a evitare il problema ma perché correre rischi inutili quando con l’archiviazione digitale si può dire addio alla carta ed annullare ogni minima traccia di preoccupazione?
Il “contratto di fornitura” per l’azienda XYZ un tempo era un bellissimo Abete, probabilmente ora non ha più un buon profumo di fresco e ad un certo punto dovrete buttare via l’intero faldone o peggio. Procurarvi una trita documenti e passare una buona mezz’ora del vostro tempo a fare coriandoli di decine di pagine (magari mentre il resto dell’ufficio vi prende in antipatia per il baccano che state facendo); ora dovete buttare via un paio di sacchi di carta a striscioline e contemporaneamente iniziate a fare il conto: ogni dipendente utilizza in media un foglio ogni 15 minuti (fogli per prendere appunti, documenti stampati per i clienti, fotocopie, ecc), quindi utilizzerà una risma da 500 fogli ogni due settimane circa, moltiplicato per un anno, per ogni dipendente…
Trasformare il vostro archivio cartaceo in un archivio digitale
Premesso che non è possibile eliminare del tutto l’utilizzo della carta, il cliente avrà sempre bisogno di un foglio con le informazioni del suo ordine, ai dipendenti servono le stampe di certi progetti per poterli presentare più agevolmente, serve carta per prendere appunti rapidamente; la digitalizzazione però offre praticamente gli stessi vantaggi della carta senza però condividerne i numerosi svantaggi, gli alti costi di gestione, la perdita di tempo e tutto ciò che elencato prima sono solo gli aspetti più importanti del perché abbandonare l’archiviazione fisica dei documenti e passare il più possibile a un buon software di archiviazione digitale.
Alcune cose che un software di archiviazione digitale può fare per voi:
- Accesso rapido e sicuro ai documenti;
- Categorizzazione semplice e precisa;
- Documenti sempre pronti per la condivisione;
- Protezione dei tuoi dati e di quelli dei clienti.
Cosa non può fare
- Il Caffè :)
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