Come avviene la gestione delle attività svolte su commessa?
In molte realtà aziendali ci troviamo di fronte ad una gestione ancora cartacea.
Proviamo ad immaginare una situazione ipotetica, ma che sappiamo essere notevolmente diffusa: un’azienda composta da circa 80 persone, in cui si lavora su commessa divisi in team di circa 10 persone ciascuno.
È importante che ciascun membro del team rispetti le scadenze stabilite e condivida con i colleghi ed il responsabile le attività svolte in ciascuna giornata.
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Com’è possibile gestire le commesse e organizzare le attività dei team?
Utilizzando Excel possiamo supporre che sia stato creato un file condiviso per ciascun team in cui ognuno inserisce manualmente le ore lavorate ed i progressi sul progetto.
Ogni responsabile avrà visibilità sui progetti di cui è supervisore, mentre le Risorse Umane accederanno a ciascun file per raccogliere le ore segnate e confrontarle con assenze e piani ferie; a sua volta l’amministrazione accederà anch’essa a tutti i file per poter rendicontare le attività.
Una procedura che già risulta lunga e complessa da scrivere e raccontare, figuriamoci da mettere in atto!
È anche subito evidente quante dimenticanze ed errori si possono verificare: attività non registrate, incongruenze con le assenze…una gestione delle commesse sicuramente non ottimale.
Ma soprattutto nessuna certezza dei dati: per esempio, chi mi assicura che gli orari di lavoro stabiliti siano stati rispettati? Come verifico che le attività pianificate stiano procedendo secondo ciò che era stato stabilito? Non posso farlo!
Il rischio maggiore è nell’impossibilità di intervenire tempestivamente, accorgendosi di criticità e problematiche quando ormai si è vicini alla scadenza.
Conosciamo tutti invece l’importanza di confronti e controlli periodici, che consentano di aggiustare il tiro in itinere, quando è più semplice ed immediato.
Ma per farlo è necessario avere una visibilità costante sui progetti e le attività in svolgimento.
Per questa ragione, sono sempre di più le aziende che scelgono un nuovo approccio alla gestione delle commesse, un approccio innovativo che semplifichi il processo: per farlo si affidano a moderni software per la gestione commesse, come People@Task.
People@Task è il software per la gestione semplice ed intelligente delle commesse
Con People@Task ogni dipendente registra le proprie attività in pochi passaggi, così che i responsabili possano raccogliere con semplicità tutti i dati necessari alla consuntivazione ed alla fatturazione dei servizi erogati.
È un sistema che consente la verifica dello svolgimento delle attività in tempo reale, un ottimo modo per individuare falle e problematiche ed intervenire con tempestività, interagendo immediatamente con i collaboratori coinvolti.
Non solo: con il software di gestione delle commesse People@Task si può gestire il ciclo completo della commessa, dalla pianificazione delle risorse e delle attività, passando per il loro controllo, fino alla generazione dei dati necessari alla fatturazione dei servizi erogati.
Tutto ciò consente un significativo risparmio di tempo ed una drastica diminuzione degli errori che si possono verificare nel processo di gestione commesse su documenti cartacei o su file Excel.
Le modalità di accesso al software sono semplici e moderne: ciascun dipendente infatti, può registrare le proprie attività anche da App mobile.
Peoplelink Srl ha sviluppato il programma di gestione People@Task per semplificare le attività di controllo e organizzazione che ogni giorno procura perdite di tempo e denaro alle aziende.
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