Il responsabile delle risorse umane, oltre ad occuparsi delle attività quotidiane inerenti alla gestione del personale di un’azienda, deve anche effettuare analisi e stilare report per monitorare le attività dei dipendenti.
Per eseguire ricerche accurate e davvero utili all’impresa è fondamentale stabilire quali parametri devono essere esaminati e quali, al contrario, non ha senso tenere in considerazione.
In quest’ottica analitica è necessario che l’HR Manager sappia individuare e monitorare i KPI.
Nei seguenti paragrafi spiegheremo il significato che si cela dietro queste tre lettere e illustreremo esempi per comprendere meglio il legame tra KPI e analisi delle risorse umane.
Contenuti dell'articolo:
I KPI cosa sono?
KPI è l’acronimo di Key Performance Indicators. All’interno del significato di “indicatori chiave di prestazione” sono racchiusi vasti campi d’applicazione.
I KPI possono essere utilizzati in diversi contesti, ad esempio nel marketing per misurare il successo di una campagna pubblicitaria, nella produzione per valutare la qualità delle merci, nel customer service per monitorare la soddisfazione dei clienti e, tornando al focus di questo articolo, nelle risorse umane per avere sotto controllo gli andamenti delle attività svolte in azienda.
Semplificando potremo dire che siano metriche scelte attentamente allo scopo di monitorare, misurare e valutare l’efficacia di un’organizzazione, di un processo o di una singola attività rispetto agli obiettivi prefissati.
Per essere efficaci i KPI devono essere SMART, altro acronimo che sta per:
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Specific (specifico): il KPI deve essere definito in modo chiaro e preciso, con un obiettivo specifico da raggiungere.
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Measurable (misurabile): il KPI deve essere quantificabile, con un metodo chiaro e oggettivo per misurare i risultati.
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Achievable (raggiungibile): il KPI deve essere realistico e raggiungibile, in modo che possa essere utilizzato come obiettivo di riferimento per le prestazioni.
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Relevant (pertinente): il KPI deve essere pertinente rispetto agli obiettivi strategici dell’organizzazione e alle esigenze specifiche del contesto in cui viene utilizzato.
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Time-bound (temporalmente definito): il KPI deve avere una scadenza temporale ben definita, in modo da poter monitorare e valutare i risultati nel tempo.
Ovviamente, gli indicatori devono essere collegati agli obiettivi strategici dell’azienda e devono essere monitorati regolarmente, così da intervenire tempestivamente nel caso in cui i risultati non siano allineati alle aspettative.
Esempi di KPI usati dagli HR Manager
Non si possono fare classifiche di KPI più o meno utili per monitorare ciò che riguarda l’HR management, perché ogni società ha caratteristiche peculiari che guidano la scelta degli indicatori chiave.
Possiamo, però, fare alcuni esempi di KPI che vengono spesso utilizzati dai responsabili delle risorse umane.
Tasso di turnover
Il tasso di turnover è il numero di dipendenti che lasciano l’organizzazione rispetto al numero totale di dipendenti. Un alto tasso di turnover può indicare problemi nella gestione delle risorse umane o nel clima lavorativo.
Tempo medio impiegato per riempire le posizioni vacanti
Il tempo medio impiegato per riempire le posizioni vacanti misura il tempo che intercorre tra la creazione di una posizione vacante e l’assunzione di un nuovo dipendente. Questo KPI può aiutare a valutare l’efficacia delle strategie di reclutamento e di selezione dei dipendenti.
Indice di soddisfazione dei dipendenti
Questo indicatore misura il livello di soddisfazione dei dipendenti rispetto al loro lavoro, all’ambiente lavorativo e alle politiche dell’organizzazione. È importante che sia valutato con metodi analitici, ad esempio sondaggi.
Il KPI può aiutare a valutare l’efficacia delle politiche e delle strategie di gestione delle risorse umane.
Talent Retention
La Talent Retention (ovvero il tasso di trattenimento dei talenti) è un KPI importante per l’HR management, perché misura la percentuale di dipendenti che scelgono di rimanere nell’organizzazione nel lungo termine.
Utilizzando la Talent Retention come KPI le organizzazioni possono valutare l’efficacia delle strategie attivate per trattenere professionisti di valore e adottare misure correttive per migliorare le prestazioni a lungo termine.
Indice di assenteismo
L’indice di assenteismo misura il numero di giorni lavorativi persi da un dipendente o da un gruppo di dipendenti rispetto al numero totale di giorni lavorativi programmati. Un alto indice di assenteismo può indicare problemi nella motivazione dei dipendenti o nel benessere sul posto di lavoro.
Costo per assunzione
È l’indicatore che rappresenta il costo totale per trovare, reclutare e assumere un nuovo dipendente. Questo KPI è fondamentale per valutare il ritorno sugli investimenti fatti nelle strategie di reclutamento e selezione dei dipendenti.
Formazione del personale
La formazione dei dipendenti è un parametro da monitorare, perché contribuisce allo sviluppo delle competenze necessarie per migliorare le prestazioni individuali e dell’organizzazione nel complesso.
Utilizzando la formazione come KPI, l’HR manager può monitorare la frequenza e la qualità dei corsi proposti ai dipendenti, valutarne l’impatto sulla produttività e identificare eventuali aree di miglioramento.
Tasso di incidenti sul lavoro
Questo KPI misura il numero di incidenti sul lavoro che si verificano in azienda rispetto al numero totale di ore lavorative svolte dai dipendenti.
È un indicatore basilare, perché utile a monitorare e tutelare la salute e la sicurezza dei dipendenti. Inoltre, bisogna considerare che gli incidenti incidono sui costi aziendali e sulla produttività.
L’importanza della raccolta dati nell’analisi dei KPI
L’analisi dei KPI deve fondarsi su una raccolta dati estremamente precisa e accurata.
Una volta individuate le metriche d’interesse, per ottenere un documento di monitoraggio utile a raggiungere gli obiettivi prefissati, è necessario definire il metodo migliore per ottenere tutte le informazioni.
Oggi anche nel Human Resource Management vengono utilizzati strumenti digitali che consentono di monitorare costantemente le informazioni relative alla vita professionale dei dipendenti.
Attraverso software evoluti e moderni, come la suite per la gestione delle risorse umane di Peoplelink, è possibile avere istantaneamente una vasta gamma di dati, che possono essere elaborati velocemente e sui quali è possibile creare analisi specifiche e report su interi settori o su tutto il personale dell’azienda.
Utilizzando questi sistemi di gestione avanzati il responsabile delle risorse umane può eseguire tracciamenti giornalieri o periodici per avere sempre sotto controllo tutti i parametri che fotografano la situazione del personale aziendale.
In conclusione, possiamo dire che la crescita di un’impresa dipenda notevolmente da come vengono gestiti i dipendenti e che, di conseguenza, gli HR Manager debbano scegliere con attenzione i KPI e affidarsi a sistemi di raccolta dati digitali che evitino gli errori umani e velocizzino la realizzazione dei report.
