Software per le note spese
People@Expenses - Velocizza e semplifica le rendicontazioni aziendali
La gestione delle Note Spese intuitiva e veloce
Rendicontazione delle note spese integrata con i tuoi processi aziendali
Da oggi è possibile gestire nel modo più semplice ed intuitivo tutte le fasi che intercorrono nei processi legati ai rimborsi spese dei dipendenti e dei collaboratori. Grazie all'architettura Cloud ogni utente potrà inserire le proprie spese in maniera autonoma ovunque si trovi, semplicemente accedendo alla propria area riservata, sia da Browser che da App.
E' possibile applicare un numero eccezionale di controlli sui regolamenti e le policy interne all'azienda, consultare lo storico delle richieste e gestire l'intero workflow autorizzativo fino alla messa in pagamento vera e propria.
Il tutto è perfettamente integrato con People@Time, il modulo per la rilevazione delle presenze e delle trasferte, e con People@Task, il modulo per la gestione delle commesse. Un unico e grande ecosistema completamente interconnesso e multi-piattaforma.
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Configurazioni e policy aziendali
Automatizza e gestisci al meglio le regole di rimborso aziendali
People@Expenses non pone nessun limite al numero di categorie di spesa configurabili. E possibile creare gruppi di categorie in modo che solamente determinati dipendenti possano richiedere il rimborso di certe spese.
E' possibile gestire spese generiche, di tipo rimborso kilometrico, in valuta estera, con suddivisione delle spese per ospiti, con associazioni di clienti e commesse e a mezzo di anticipi da parte dell'azienda.
Le policy aziendali per i rimborsi possono essere ampiamente automatizzate, così da ridurre al minimo i controlli e le sviste pre-approvazione ed avere la certezza che non vengano violate e bypassati i regolamenti.
Alcune delle policy più utilizzate sono:
- Numero massimo di spese al giorno o al mese
- Massimali di spesa giornalieri
- Blocco della maturazione dei buoni pasto
- Tipologie di pagamento consentite
- Obbligo di upload delle ricevute
Approvazioni, pagamenti e statistiche
Gestisci l'intero ciclo del workflow approvativo e analizza le spese richieste dai dipendenti
Dalla compilazione in bozza di una nota spese fino al suo pagamento, con People@Expenses puoi gestire in modo veloce e sicuro tutto il processo di approvazione e validazione dei rimborsi spese aziendali.
I dipendenti ed i collaboratori caricano nel sistema tutte le spese, allegando anche la documentazione cartacea in formato elettronico, aiutati da una user-interface intuitiva e semplice. Il responsabile, o l'ufficio HR o amministrativo, validano ed approvano le note spese, o le rimandano al mittente, in caso di anomalie, per essere rettificate.
Il processo si conclude con la messa in pagamento delle note spese e, grazie all'integrazione nativa con il modulo di rilevazione delle presenze, tutte le informazioni necessarie al rimborso passano direttamente a cedolino con una procedura automatizzata di elaborazione ed export dei dati.
Le funzionalità statistiche, di confronto e di export, permettono di avere sempre sott'occhio l'andamento delle categorie di spesa più richieste, le variazioni tra periodi differenti, i collaboratori che usufruiscono in modo anomalo dei rimborsi spese, oltre alla possibilità di creare report personalizzati.
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